Pourquoi est-il avantageux d’externaliser les archives physiques ?

• Catégorie : Gestion électronique des documents
• posté par Bède Beddell
• 27 August 2020

Les archives sont un ensemble de documents conservés pour pouvoir prouver des droits ou témoigner de certaines activités. Par métonymie, elles désignent également le lieu où l'on conserve ces documents (bâtiment ou local de conservation, ou encore l'institution chargée de leur conservation ou de leur gestion).

En plus d'être des moyens de prouver et de garantir des droits, les archives peuvent constituer des sources pour l'historien ou pour quiconque veut connaître le passé. Dans la perspective de favoriser la recherche historique et la transparence des activités, les États ont progressivement organisé des services d'archives ouverts au public et fait obligation à leurs administrations de verser à ces services les documents produits par elles une fois échue leur durée d'utilité administrative.

Les solutions de gestion physique

• Le tri

• L’échantillonnage

• Le classement

• Création de plan de classification

• Création de plan de conservation

• Mise en place des outils des gestions

• La destruction professionnelle des documents.

La Gestion Electronique des Documents (GED)

La gestion électronique des documents (GED ou en anglais DMS pour Document Management System ou EDM pour Electronique Document Management) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.

Il s'agit d'un système global informatisé de hiérarchisation, d'appropriation, de stockage, archivage des dossiers. Elle peut être utile quand une entreprise doit numériser un grand nombre de documents papiers. Actuellement, la GED se divise en 4 étapes bien distinctes :

• Acquisition des dossiers

• Hiérarchisation des dossiers

• Stockage complet des dossiers

• Diffusion des dossiers aux individus concernés

Solution d'externalisation

L’externalisation en général dans le monde de l’entreprise, consiste à passer un accord avec un fournisseur de service pour faire transférer tout ou partie d’une organisation ou d’un service vers un lieu distant. Le but recherché étant de réduire les coûts de gestion et d’augmenter la compétitivité de l’entreprise.

Pourquoi il est avantageux d’externaliser les archives physiques ?

L’externalisation des archives est une démarche qui doit être effectuée méthodiquement. Il est vivement conseillé de bien évaluer l’ensemble de vos besoins ainsi que vos intérêts à vouloir confier la gestion de vos archives à une société de tiers-archivage.

Les bénéfices et avantages de l’externalisation sont multiples, toutefois ils dépendent de la politique de gestion des archives à mettre en place. Sur le plan de l’efficacité d’une part, l’entreprise peut davantage se concentrer à son cœur de métier. Elle n’a plus à se soucier de la gestion de ces documents archivés. Le fait de les confier à une société externe de gestion, cela permet à l’entreprise :

• De libérer de l’espace de stockage et en faire un espace de bureaux

• De se concentrer davantage à son activité et développer son rendement

• De faire des économies en matière de gestion d’archives et de budget (réduction des frais de matériel, de location d’un local de conservation, et de coûts de gestion)

• D’être en conformité avec la réglementation tout en profitant de services de gestion dédiés et personnalisés (accès à des compétences nouvelles tout en bénéficiant de services capables de répondre pleinement aux évolutions technologiques en matière d’archivage)